یک مذاکره کننده تجاری، باید مهارت های لازم از جمله مهارت های ارتباطی را برای شرکت در جلسات تجاری کسب کرده تا بتواند در مذاکرات تجاری خود به موفقیت دست یابد.
به گزارش خبرگزاری علم و فناوری از شیراز، جلسه تجاری به هر نوع مذاکره ای گفته می شود که به صورت مستقیم یا غیرمستقیم، تبعات مالی و اقتصادی داشته باشد. در فرایند مذاکره جلسات تجاری، مهارتهای ارتباطی بخش مهمی را در بر می گیرند، چرا که انجام یک مذاکره حرفه ای یکی از مهم ترین عوامل موفقیت در تجارت است. یک مذاکره کننده خوب می تواند بهترین معاملات را در یک جلسه تجاری رقم زده و یک مزیت رقابتی پایدار را برای تجارت خود به وجود آورد. در این میان، کسانی که تصمیم می گیرند در جلسات تجاری شرکت کنند، باید به سرعت به سراغ یادگیری مهارت ها بروند.
توانایی در انجام یک مذاکره تجاری، شامل مجموعه ای از مهارت های ارتباطی است که در راستای رسیدن به یک نتیجه مطلوب برای هر دو طرف مذاکره مورد استفاده قرار می گیرد. با وجود اینکه برخی از افراد به طور ذاتی توانایی شرکت در یک مذاکره تجاری چالش برانگیز را دارند تا آن را به یک نتیجه مثبت برسانند، ممکن است برخی دیگر از افراد این توانایی را به خودی خود نداشته باشند، اما با یادگیری مهارت های ارتباطی و تمرین آنها می توانند نتایج قابل قبولی را در یک جلسه تجاری رقم بزنند.
دکتر محمد علی مصلحی فر، مدیر عامل شرکت بین المللی سفیر ارتباط ماندگار در گفت و گو با خبرنگار خبرگزاری علم و فناوری در شیراز اظهار داشت: مهارت های ارتباطی مورد نیاز شرکت در یک جلسه تجاری را می توان با استفاده از برنامه های توسعه یافته در این حوزه افزایش داد. این بدین معناست که با آموختن راهکارهای آموزشی مانند ارائه پاورپوینت در هنگام سخنرانی، با افزایش جذابیت محصولات و خدمات می توان به نتایج بهتری در طی مذاکرات تجاری رسید.
وی افزود: یک مذاکره کننده تجاری قبل از شروع جلسه باید اهداف مذاکره را تعیین کند، زمینه های تجارت و در صورت نیاز برخی از جایگزین های ممکن برای رسیدن به اهداف را برنامه ریزی کند، و نیز زمینه های توافق و اهداف مشترک را مشخص کرده و با توجه به اهداف متن مذاکره را آماده سازد.
مدرس حوزه روابط بین الملل تجاری در خصوص اهمیت به کارگیری مهارت های شرکت در مذاکره تجاری به خبرنگار خبرگزاری علم و فناوری از شیراز گفت: به محض اینکه شخص مذاکره کننده بتواند اولویت های لازم برای تحقق اهداف در یک مذاکره تجاری را شناسایی کند، می تواند با آرامش و راحتی مطلوبی در جلسات حاضر شود و نیز این توانایی را خواهد داشت تا چالش های مختلف را در حین مذاکره کنترل و مدیریت کند. در رسیدن به این مهم، کافی است که مذاکره کننده آگاه باشد که از عهده یک رابطه تجاری متقابل بر می آید، در این زمان آماده است تا مهارت های خود را بهبود ببخشد.
دکتر محمد علی مصلحی فر با اشاره به ضرورت بکارگیری مهارت های ارتباطی در فرایند انجام مذاکره تجاری، تجزیه و تحلیل مشکل را به عنوان اولین مهارت معرفی کرد. یک مذاکره کننده تجاری، باید مهارت های تجزیه و تحلیل یک مشکل را در خود بهبود بخشد تا بتواند اهداف را شناسایی کرده و به تعیین منافع هر یک از طرفین در جلسه رسیدگی کند. به عنوان مثال، در یک مذاکره تجاری بین دو بازرگان از دو کشور متفاوت، مشکل و یا زمینه ای که طرفین شاید اختلاف داشته باشند، ممکن است امور گمرکی در ارسال و دریافت کالا باشد، که شناسایی این امور می تواند به هر دو طرف کمک کند تا راهکاری را جهت حل مسأله بیابند و به یک سازش دو طرفه برسند.
مصلحی فر، تقویت هوش کلامی و تسلط کلامی در جلسه تجاری را به عنوان دومین مهارت ارتباطی عنوان کرد. یک مذاکره کننده تجاری باید توانایی برقراری ارتباط به شیوه ای واضح و مؤثر را در حین مذاکره داشته باشند. اگر مذاکره کننده نتواند اهداف خود را به وضوح بیان کند، منجر به سوءتفاهم و رسیدن به نتیجه نامطلوب در پایان مذاکره می شود. در یک جلسه تجاری، یک مذاکره کننده حرفه ای باید با ظرافت های کلامی و شناخت بهتر کلمات اهداف و نتایج منطقی خود را به خوبی برآورده کند.
مصلحی فر افزود: افزایش مهارت های شنیداری می تواند به عنوان سومین مهارت ارتباطی در یک جلسه تجاری شناخته شود.
یک مذاکره کننده تجاری باید مهارت های لازم برای گوش دادن فعالانه (توانایی درک زبان غیر کلامی و ارتباط کلامی) به طرف مقابل در طول مذاکره را داشته باشد. این امر در راستای فراهم سازی زمینه هایی برای مصالحه در جلسه، بسیار مهم است. یک مذاکره کننده حرفه ای به جای صرف وقت زیاد در مذاکره برای شرح فضائل از دیدگاه خود، زمان بیشتری را برای گوش دادن به طرف مقابل جهت پیدا کردن اختلافات و اشتراکات مهم صرف می کند. پس، اهمیت هنر خوب گوش دادن را نباید فراموش کرد، چرا که برخی مذاکره کنندگان معمولاً آن قدر که برای خوب حرف زدن و تقویت فن بیان وقت می گذارند، برای تقویت مهارت گوش دادن، وقت نمی گذارند.
مصلحی فر در ادامه گفت: تقویت ارتباط غیر کلامی چهارمین مهارت ارتباطی در یک مذاکره تجاری است. باید به یاد داشت که همه ی پیام ها در قالب کلمات منتقل نمی شوند و ما بخش قابل توجهی از پیام ها را به شکل غیر کلامی ارسال می کنیم. اما این امر را فراموش نکنید که ارتباط غیر کلامی را تنها به زبان بدن و علائم چهره و ژست ها محدود نباید کرد، بلکه دیر رسیدن به جلسه نیز، نمونه ای از ارسال پیام غیر کلامی است که معمولاً از همه ی آن چه ژست و چهره نشان می دهد، پر معنا تر است.
مدیر عامل شرکت بین المللی سفیر ارتباط ماندگار، کنترل هیجانی در طول روند مذاکره را به عنوان پنجمین مهارت ارتباطی در جلسات تجاری نام برد. یک مذاکره کننده حرفه ای باید این توانایی را داشته باشد تا در تمام طول مذاکره، احساسات خود را به خوبی کنترل نماید، زیرا یک مذاکره تجاری گاهی بر روی عناوین حساس و متضاد با منافع می تواند نا امید کننده باشد، و با عدم کنترل احساسات، وضعیت جلسه را بدتر کرده و منجر به نتایج نامطلوب می شود. پس یک مذاکره کننده خوب هرگز نباید در طول یک جلسه تجاری به هیجانات اجازه دهد تا کنترل جلسه را در دست بگیرند تا نتایج نا مطلوبی در پایان جلسه رقم بخورد.
این فعال حوزه روابط بین الملل گفت: در یک جلسه تجاری، توانایی در حل مسئله برای رسیدن به اهداف مشترک ششمین مهارت ارتباطی است که یک مذاکره کننده حرفه ای باید داشته باشد. معمولا در جلسات تجاری اختلافاتی بین دو طرف پیش می آید، که یک مذاکره کننده ماهر به جای تمرکز بر روی هدف نهایی خود می تواند بر روی حل این اختلافات تمرکز کند، زیرا که ادامه اختلافات می تواند منجر به شکست کلی مذاکره شود، و در مقابل، به دست آوردن یک راه حل مناسب برای هر دو طرف مذاکره می تواند به نفع هر دو طرف شود.
وی ادامه داد: هفتمین مهارت ارتباطی در یک جلسه تجاری، تصمیم گیری قاطعانه است. مذاکره کنندگانی که برای رهبری یک مذاکره تجاری مهارت کافی دارند، از توانایی بالایی برای تصمیم گیری قاطعانه در طی یک جلسه برخوردار هستند. در غیر این صورت ممکن است اهداف تجاری آنها به خطر بیافتد و جلسه مذاکره با شکست روبرو شود. در یک مذاکره تجاری که قرار است به امضای قرارداد ختم شود، تصمیم گیری قاطعانه ضروری است و می تواند به سرعت منجر به پایان دادن یک بن بست و رسیدن به توافق دو جانبه شود.
دکتر مصلحی فر عنوان کرد: کار گروهی در ارائه یک مذاکره مفید، هشتمین مهارت ارتباطی در یک جلسه تجاری است. این موضوع را به خاطر داشته باشید که مذاکره لزوما قرار گرفتن یک طرف در برابر دیگری نیست، بلکه مذاکره کنندگان باید به عنوان یک تیم تجاری در طول جلسه فضای مشترکی را در بین طرفین ایجاد نمایند. کسانی که در یک مذاکره با هر دو طرف این مسئله درگیر هستند باید با هم کار کنند تا به یک راهکار مطلوب برسند.
این فعال حوزه روابط بین الملل گفت: مهارت های ارتباطی لازم برای شرکت در یک جلسه تجاری، باید مجموعه ای از توانایی ها و دانش لازم برای اطمینان از دستیابی به اهداف مورد نظر باشد تا منجر به افزایش مزیت رقابتی و سودآوری بیشتر در تجارت شود. دکتر مصلحی فر در پایان با ابراز خرسندی از انجام این مصاحبه توسط خبرگزاری علم و فناوری در شیراز، عنوان کرد علاوه بر اهمیت بهبود مهارت های ارتباطی در جلسات تجاری، باید به موضوع ارتباطات تجاری نیز پرداخت که به گونه ای پیش نیاز ورود به عرصه تجارت است. وقتی ارتباطات تجاری اتفاق می افتد، یا شفاهی است که باعث ایجاد ایده های فوری و جریان افکار باز تر می شود، و یا کتبی که برای پیگیری کاغذی تصمیمات و اقدامات بسیار مناسب است. استفاده از هر یک از این روش ها کاملاً به شرایط شما بستگی دارند. بر این اساس، امید بر این است که خبرگزاری علم و فناوری از فارس گزارشی را به بررسی روش های ارتباط تجاری اختصاص دهد.
